Mentions d'information formulaire

OncoTherX - Mentions d'information pour les formulaires

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Mentions d'information formulaire

Objectifs et champ d’application

1. Objectifs

L’objectif du présent document est de fournir les clés afin de permettre le respect des obligations du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces Données (ci-après « RGPD »), plus particulièrement s’agissant de l’information des Personnes concernées par le Traitement de Données à caractère personnel.

1. Champ d’application

Les présentes mentions d’information ont vocation à s’appliquer à la société. En cas de conflits entre les présentes mentions d’information et la Législation applicable, les règles suivantes s’appliqueront :

Si les présentes mentions d’information sont plus protectrices, elles auront vocation à primer sur la Législation applicable.
Si la Législation applicable est plus protectrice, elle s’appliquera sur les points concernés en lieu et place des présentes mentions d’information.

Si un doute subsiste, le responsable sollicitera les conseils du DPO.

Mentions d’information prévues par le RGPD

L’article 13 du RGPD impose de fournir une information concise, transparente, compréhensible et aisément accessible aux Personnes concernées.

Ces mentions sont les suivantes :

Identité et coordonnées du Responsable de Traitement de Données ;
Finalités (à quoi vont servir les Données collectées) ;
Base juridique du Traitement de Données (c’est-à-dire ce qui autorise légalement le Traitement : il peut s’agir du Consentement des Personnes concernées, du respect d’une obligation prévue par un texte, de l’exécution d’un contrat, etc.) ;
Caractère obligatoire ou facultatif du recueil des Données (ce qui suppose une réflexion en amont sur l’utilité de collecter ces Données au vu de l’objectif poursuivi – principe de « minimisation » des Données) et conséquences pour la Personne en cas de non-fourniture des Données ;
Destinataires ou catégories de Destinataires des Données (qui a besoin d’y accéder ou de les recevoir au vu des finalités définies) ;
Durée de conservation des Données (ou critères permettant de la déterminer) ;
Droits des Personnes concernées (opposition, accès, rectification, effacement, limitation, portabilité) ;
Le cas échéant, des Transferts de Données à caractère personnel envisagés à destination d’un Etat non-membre de la Communauté européenne ;
Coordonnées du délégué à la protection des Données de l’organisme, s’il a été désigné, ou d’un point de contact sur les questions de protection des Données à caractère personnel ;
Droit d’introduire une réclamation (plainte) auprès de la CNIL.

En plus, selon les cas :

L’existence d’une prise de décision automatisée ou d’un profilage, les informations utiles à la compréhension de l’algorithme et de sa logique, ainsi que les conséquences pour la personne concernée.
Le fait que les Données sont requises par la Législation applicable, par un contrat ou en vue de la conclusion d’un contrat ;
Les intérêts légitimes poursuivis par le Responsable de Traitement ou par un Tiers (exemple : prévention de la fraude) ;
Le droit au retrait du Consentement à tout moment ;
La faculté d’accéder aux documents autorisant le Transfert de Données hors de l’Union européenne (exemples : clauses contractuelles types de la Commission européenne).

Dans un environnement numérique, la fourniture de l’information doit être adaptée au contexte du Traitement mis en œuvre et une priorisation des informations doit être faite car dans certains cas, la mise à disposition de l’ensemble des informations en un seul bloc ne permet pas d’atteindre l’objectif de lisibilité et il convient donc de favoriser une approche en plusieurs niveaux.

Les mentions d’information prioritaires à insérer sous chaque formulaire de collecte des Données à caractère personnel présent dans un environnement numérique (site internet, application mobile etc…) sont les suivantes :

Identité et coordonnées du Responsable de Traitement de Données ;
Finalités du Traitement (à quoi vont servir les Données collectées) ;
Droits des Personnes concernées (opposition, accès, rectification, effacement, limitation, portabilité) ;
Toute information essentielle concernant le Traitement qu’il est nécessaire d’indiquer dans une optique de transparence. (Exemple : prise de décision automatisée ou mise à disposition de Données à des partenaires commerciaux ou les principales conséquences du Traitement pour les Personnes concernées) ;
Lien vers la notice d’information complète (politique de confidentialité, de protection des Données à caractère personnel) dans laquelle figure toutes les informations requises de l’article 13 du RGPD.

Si une mention prioritaire (allégée) est utilisée, elle renverra obligatoirement à la notice plus détaillée mise à disposition dans un environnement numérique (site internet, application mobile etc.)

Mention type pour formulaire de collecte de Données (collecte directe)

1. Version complète

Les Données fournies sont destinées aux abonnés/adhérents de OncoTherX. Elles sont traitées sur la base de leur consentement à des fins de gestion des commandes et des achats , gestion des contrats, gestion des programmes de fidélités, gestion de votre compte client, gestion des réclamations et du service après-vente . Elles conservées pour une durée consultable dans le document « politique de confidentialité » disponible sur le site internet.

Les champs signalés par un * sont obligatoires. A défaut, l’enregistrement du formulaire est impossible.

Vous avez le droit de demander l’accès, la rectification ou l’effacement de vos Données, la limitation du Traitement, de vous opposer au Traitement ou de demander la portabilité des Données à caractère personnel vous concernant.

Pour exercer vos droits ou pour toutes informations supplémentaires relatives aux Traitements de vos Données à caractère personnel, contactez-le par courriel à l’adresse dpo@oncotherx.fr ou à l’adresse postale suivante : OncoTherX, à l’attention du DPO, 9 rue de Condé, 33000 Bordeaux

Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle, à savoir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

1. Version allégée

Les Données à caractère personnel collectées sont destinées à OncoTherX et utilisées pour la gestion des commandes et des achats , la gestion des contrats, la gestion des programmes de fidélités, la gestion de votre compte client, la gestion des réclamations et du service après-vente .

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des Données à caractère personnel et à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité et de limitation du Traitement des Données vous concernant ainsi que du droit de communiquer des directives sur le sort de vos Données après votre mort. Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au Traitement des Données vous concernant.

Vous pouvez exercer vos droits en contactant le DPO à l’adresse suivante : dpo@oncotherx.fr ou à l’adresse postale suivante OncoTherX, 9 rue de Condé, 33000 Bordeaux.

Pour plus d’informations sur le Traitement de vos Données à caractère personnel par OncoTherX, veuillez consulter notre politique de confidentialité disponible sur notre site internet à l’adresse suivante : www.oncotherx.org ou www.oncotheriaque.org.

Mention type email de communication en cas de collecte indirecte de Données

Vous recevez ce message parce que vous avez donné vos coordonnées à OncoTherX et consenti à la communication de vos Données à caractère personnel à des Tiers à des fins de prospection commerciale. A ce titre, OncoTherX utilise également vos Données à caractère personnel pour vous envoyer des publicités sur nos nouveaux produits et services/offres commerciales.

Si vous ne souhaitez plus recevoir nos communications, cliquez sur la mention « cliquez ici pour vous désabonner ».

Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au Traitement des Données vous concernant. Vous pouvez exercer vos droits en contactant le DPO à l’adresse suivante : dpo@oncotherx.fr ou à l’adresse postale suivante OncoTherX, à l’attention du DPO, 9 rue de Condé, 33000 Bordeaux.

Exemples de mentions pour des cas d’usage courants

1. Formulaires présents sur un site internet

1. 1. Formulaire de contact

Les Données à caractère personnel collectées sont destinées à OncoTherX et utilisées pour traiter votre demande. Les Données obligatoires vous sont signalées sur le formulaire par un astérisque. L’accès aux Données est strictement limité aux collaborateurs par OncoTherX en charge du Traitement de votre demande. Conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des Données à caractère personnel et à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité et de limitation du Traitement des Données vous concernant ainsi que du droit de communiquer des directives sur le sort de vos Données après votre mort.

Vous avez également la possibilité de vous opposer au Traitement des Données vous concernant. Vous pouvez exercer vos droits en contactant le DPO à l’adresse suivante : dpo@oncotherx.fr ou à l’adresse postale suivante OncoTherX, à l’attention du DPO, 9 rue de Condé, 33000 Bordeaux.

ATTENTION : Si les Données seront réutilisées à des fins de prospection commerciale, la mention doit être précédée d’une case à cocher spécifique pour obtenir le Consentement de la personne à la réception de communications commerciales.

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1. 1. Formulaire d’abonnement à la newsletter (B2B &B2C)

Votre adresse email est uniquement utilisée par OncotherX pour vous envoyer la newsletter. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment en cliquant sur le lien de désinscription figurant en bas de celle-ci. Pour plus d’informations sur le Traitement de vos Données à caractère personnel par OncoTherX, veuillez consulter notre politique de confidentialité disponible sur notre site internet à l’adresse suivante :www.oncotherx.org ou www.oncotheriaque.org

1. 1. Formulaire de création de compte client (B2B)

Les Données à caractère personnel collectées sont destinées à OncoTherX et utilisées pour gérer votre compte et lorsque vous ne vous y êtes pas opposé, vous communiquer nos offres commerciales. Les Données obligatoires vous sont signalées sur le formulaire par un astérisque. Conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des Données à caractère personnel et à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité et de limitation du Traitement des Données vous concernant ainsi que du droit de communiquer des directives sur le sort de vos Données après votre mort.

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1. 1. Formulaire achat en ligne

Les Données à caractère personnel collectées sont destinées à OncoTherX et utilisées pour exécuter les commandes passées sur le site e et si vous y avez consenti, vous communiquer les offres commerciales d’OncoTherX. Les Données obligatoires vous sont signalées sur le formulaire par un astérisque. Conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des Données à caractère personnel et à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité et de limitation du Traitement des Données vous concernant ainsi que du droit de communiquer des directives sur le sort de vos Données après votre mort.

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1. 1. Formulaire de rétractation en ligne

Vous bénéficiez d’un droit de rétractation dans un délai de 14 jours ouvrables à compter de la réception de votre commande que vous pouvait exercer en renseignant le formulaire dédié. A ce titre, vos Données à caractère personnel sont collectées par pour nous permettre de gérer votre demande de rétractation. Conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des Données à caractère personnel et à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité et de limitation du Traitement des Données vous concernant ainsi que du droit de communiquer des directives sur le sort de vos Données après votre mort.

1. Email « de service » sans contenu commercial

Ce message vous a été envoyé par OncoTherX car vous avez récemment effectué une commande sur notre site. Conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des Données à caractère personnel et à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité, d’effacement de vos Données ou encore de limitation du Traitement. Vous pouvez également vous opposer au Traitement des Données vous concernant.

ATTENTION : Dans ce modèle, il n’existe pas de lien de désabonnement. A ce titre, l’email concerné ne doit contenir aucune communication commerciale (Ex : Email de confirmation de commande, Email de réponse à une demande du client/prospect).

1. Email de prospection commerciale

Ce message vous a été envoyé par OncoTherX car vous avez souscrit à notre Newsletter ou consenti à recevoir nos emails de communications commerciales/offres commerciales. Conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des Données à caractère personnel et à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité, d’effacement de vos Données ou encore de limitation du Traitement. Vous pouvez également vous opposer au Traitement des Données vous concernant. Vous pouvez exercer vos droits en contactant le DPO à l’adresse suivante : dpo@oncotherx.fr ou à l’adresse postale suivante OncoTherX, à l’attention du DPO, 9 rue de Condé, 33000 Bordeaux.

Vous pouvez vous désinscrire de notre liste de diffusion à tout moment en cliquant sur le lien vers de désinscription).

ATTENTION : Le lien de désinscription inséré doit être effectif. Toute désinscription réalisée doit être réalisé dans un délai maximum de 48h.

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